Regulamin rejestracji

Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu Konferencja „Marketing w Kulturze. Komunikacja-trendy-praktyka 2018”

1. Definicje
2. Niniejszy regulamin (w dalszej treści określany jako : "Regulamin") określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu - Konferencji „Marketing w Kulturze. Komunikacja-trendy-praktyka 2018”, która odbędzie się w dniach 1-2 marca 2018 roku w Gdańsku (w dalszej treści określana jako: "Konferencja"), w tym zasady rejestracji uczestników poprzez serwis internetowy Konferencji dostępny pod adresem: marketingwkulturze.ikm.gda.pl (w dalszej treści określany jako: "Serwis Internetowy Konferencji") oraz zasady dokonywania opłaty za uczestnictwo.
3. Organizatorem Konferencji jest Instytut Kultury Miejskiej z siedzibą w Gdańsku, ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk. NIP: 5833123864, REGON: 221188030 (w dalszej treści określany jako: "Organizator").
4. Uczestnikiem Konferencji jest osoba, która zgłosiła swoje uczestnictwo w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie poprzez dokonanie Zgłoszenia na zasadach określonych poniżej w dalszej treści określany jako: "Organizator").
5. Poprzez "Umowę" rozumie się umowę zawartą pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem, w ktorej Organizator zobowiązuje się do zorganizowania Konferencji, zapewnienia Uczestnikowi udziału w wybranych przez uczestnika prelekcjach i wydarzeniach towarzyszących Konferencji, poczęstunku w trakcie przerw kawowych i lunchu oraz materiałów konferencyjnych, a Uczestnik zobowiązuje się do: dokonania opłaty za udział w Konferencji (w dalszej treści określana jako:  "Opłata za Bilet").
6. Niniejszy Regulamin znajduje odpowiednie zastosowanie także do osób, które wygłoszą podczas Konferencji prelekcję na wybrany przez Organizatora temat (w dalszej treści określani jako: "Prelegenci").
7. Agentem obsługującym sprzedaż biletów w imieniu i na rzecz Organizatora jest z siedzibą pod adresem;
8. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (j.t. Dz.U. z 2015r., poz. .
9. Zawarcie Umowy. Zgłoszenie i Opłata za Bilet
10. ZGŁOSZENIE: Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie przez osobę zainteresowaną udziałem w Konferencji zgłoszenia (w dalszej treści określane jako: "Zgłoszenie") polegającego na:

1.1. dokonaniu najpóźniej do dnia 5 lutego 2018 r. rejestracji  dostępnej pod linkiem marketingwkulturze.conrego.pl poprzez zarezerwowanie wybranego biletu i uzupełnienie formularza rejestracyjnego (w dalszej treści określana jako: "Formularz Rejestracyjny"),

1.2. kliknięcie przycisku "Kupuję",

1.3. dokonanie Opłaty za Bilet wybraną metodą płatności spośród metod wskazanych w Regulaminie i udostępnionych przez Agenta, zgodnie z punktem II.4

2. Zgłoszenia mogą być składane i realizowane przez całą dobę, we wszystkie dni tygodnia.
3. Warunkiem dokonania Zgłoszenia jest podanie w trakcie uzupełniania w Formularzu Rejestracyjnym danych Uczestnika tj.: imię, nazwisko, adres, nazwa reprezentowanej instytucji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, miejsce zamieszkania. Uczestnicy zobowiązują się do podania w Formularzu Rejestracyjnym danych prawdziwych i zgodnych ze stanem rzeczywistym.
4. OPŁATA: W celu dokonania Opłaty za Bilet Uczestnik wybiera metodę płatności spośród następujących metod płatności:

4.1. bezpośrednio na numer rachunku bankowego Agenta,

4.2. zapłaty on-line za pośrednictwem systemu PayPal i karty kredytowej,

4.3 Płatnością off-line, która polega na tym, iż składający zamówienie  otrzyma wiadomość, na adres e-mail podany w Formularzu Rejestracyjnym, zawierający dane do dokonania przelewu, który powinien być  zrealizowany w banku. Uczestnik otrzymuje Bilet w chwili zaksięgowania płatności na koncie Agenta.

5. DORĘCZENIE BILETU: Zakupiony i opłacony Bilet będący jednocześnie potwierdzeniem dokonania Zgłoszenia jest doręczany Uczestnikowi w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym. Wydruk Biletu i okazanie go przed wejściem na Konferencję (potwierdzenie dokonania Zgłoszenia) nie jest warunkiem uczestnictwa w Konferencji, jednakże dla celów potwierdzenia w przypadkach, gdy Uczestnik z jakiegokolwiek powodu nie znalazł się na liście rejestracyjnej Konferencji, zaleca się wydrukowanie elektronicznej wersji Biletu celem okazania
6. ZAWARCIE UMOWY: Dokonanie Zgłoszenia przez Uczestnika i otrzymanie potwierdzenia, o którym mowa w pkt II.5 powyżej stanowi zawarcie prawnie wiążącej Umowy.
7. Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej do dnia 5 lutego  2018r. Organizator dopuszcza możliwość wcześniejszego zakończenia Rejestracji w sytuacji, gdy wszystkie Bilety na Konferencję w liczbie 380 sztuk zostaną wyprzedane przed tą datą, o czym Organizator poinformuje w Serwisie Internetowym Konferencji.
8. CENNIK: Aktualny cennik (dalej: "Cennik") Biletów dostępny jest na stronie internetowej www.marketingwkulturze.ikm.gda.pl
9. Podane w Cenniku ceny są cenami brutto, tj. zawierają wszystkie opłaty, podatki w tym podatek od towarów i usług.
10. Cena obejmuje:
11. a) udział w Konferencji,
12. b) poczęstunek w formie przerw kawowych oraz dwóch obiadów,
13. c) materiały konferencyjne,
14. d) a także, w przypadku wybrania określonego Biletu, udział w wybranym warsztacie.
15. Cena nie obejmuje kosztów dojazdu na Konferencję, kosztów zakwaterowania ani innych kosztów poniesionych przez Uczestnika związanych z uczestnictwem w Konferencji - koszty te pokrywa indywidualnie Uczestnik.
16. Zgłoszenie udziału w  sposób określony w niniejszym Dziale przez Uczestnika jest równoznaczne z przyjęciem do wiadomości i zaakceptowaniem Regulaminu, cennika oraz warunków uczestnictwa w Konferencji.
17. Faktury PRO-FORMA wysyłane są wyłącznie na podany w Formularzu Rejestracyjnym adres e-mail.
18. Faktury VAT wystawione są w oparciu o dane podane w Formularzu Rejestracyjnym oraz wysyłane są na adres e-mail podany w Formularzu Rejestracyjnym lub za pośrednictwem Kuriera (koszt przesyłki w wysokości 15 zł dodatkowo płatny przy odbiorze faktury przez Uczestnika), o ile Uczestnik po zakupie Biletu poinformuje o tym Organizatora drogą e-mailową na adres: monika.serafin@ikm.gda.pl. celem wysyłania faktury w wersji papierowej. Faktury VAT wystawiane są po wyborze w Formularzu Rejestracyjnym opcji “chcę otrzymać fakturę”.
19. ODSTĄPIENIE: Uczestnik będący konsumentem ma prawo odstąpić od Umowy bez podania przyczyny na zasadach przewidzianych w Ustawie o prawach konsumenta z 30 maja 2014 r. (Dz.U. z 2014r., poz. 827 z późn. zm) składając stosowne oświadczenie na piśmie i wysyłając je na adres e-mail przedstawiciela Organizatora: monika.serafin@ikm.gda.pl w terminie 14 dni od otrzymania Biletu zgodnie z punktem II.5 Regulaminu. W terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od Umowy od Uczestnika, Organizator zwróci Opłatę za Bilet w formie określonej przez Uczestnika w oświadczeniu o odstąpieniu od Umowy.
20. REKLAMACJE: Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatora powinny być przesłane na następujący adres e-mail przedstawiciela Organizatora: monika.serafin@ikm.gda.pl w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

III. Organizacja Konferencji

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialnosci za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza Rejestracyjnego przez Uczestnika błędnych danych.
2. WIZERUNEK: Konferencja będzie fotografowana i filmowana przez podmiot zewnętrzny działający na zlecenie Organizatora.
3. Akceptacja niniejszego Regulaminu jest równoznaczna z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalenie i wykorzystanie przez Organizatora wizerunku Uczestnika utrwalonego w trakcie Konferencji przez Organizatora lub podmioty działające na zlecenie i za zgodą Organizatora. Zgoda powyższa obejmuje w szczególności utrwalenie wizerunku Uczestnika na dowolnym nośniku, w dowolnej formie, w tym w postaci zdjęć i materiałów wideo oraz wykorzystanie utrwalonego wizerunku w celach komercyjnych, handlowych, marketingowych, reklamowych i promocyjnych (w tym w mediach społecznościowych, artykułach prasowych i materiałach reklamowych Konferencji) związanych pośrednio lub bezpośrednio z działalnością Organizatora w Polsce i poza granicami Polski podejmowanych przez Organizatora lub osoby trzecie działające w porozumieniu z Organizatorem.
4. Powyższa zgoda obejmuje także wykorzystanie wizerunku, imienia i nazwiska, stanowiska służbowego, głosu i wypowiedzi udzielonych dobrowolnie przez Uczestnika w trakcie Konferencji (np. w formie wywiadu przez kamerą). Jednocześnie Organizator zastrzega, że filmowanie, fotografowanie i nagrywanie Konferencji bez zgody Organizatora jest zabronione. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku, gdy utrwalenie i wykorzystanie wizerunku (a także imienia, nazwiska, wypowiedzi, głosu) nastąpiło bez jego zgody.
5. Poprzez akceptację Regulaminu Uczestnik, który wskaże w Formularzu Rejestracyjnym, że reprezentuje firmę wyraża Organizatorowi zgodę na publikowanie w Serwisie Internetowym Konferencji oraz na fanpage Organizatora w portalu Facebook nazwy firmy reprezentowanej przez tego Uczestnika wraz z nazwą zajmowanego przez niego w tej firmie stanowiska. Odpowiedzialność za wyrażenie zgody na powyższe działania Organizatora ponosi wyłącznie Uczestnik i w przypadku zwrócenia się z jakimikolwiek roszczeniami przez firmę, która wskazał, jako tę którą reprezentuje, Uczestnik zobowiązuje się do zaspokojenia wszelkich roszczeń związanych z udzieloną przez niego zgodą skierowanych przez firmę do Organizatora Konferencji.
6. Uczestnik zobowiązuje się do punktualnego przybycia na Konferencję. W przypadku spóźnienia się możliwość udziału w Konferencji może być ograniczona. Organizator w przypadku spóźnienia Uczestnika nie ma obowiązku zwrotu opłaty za Bilet ani częściowo ani w całości.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji osób, które pojawią się w rejestracji Konferencji, celem odbioru identyfikatora Konferencji w celu uczestnictwa w niej pod kątem, czy dokonały zgłoszenia w sposób zgodny z Regulaminem, oraz odmowy wstępu na Konferencję osobom, które takiego zgłoszenia nie dokonały zgłoszenia przez Formularz rejestracyjny lub dane Uczestnika są inne niż dane osoby weryfikowanej.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestnika zostawione, zagubione lub skradzione podczas Konferencji.
9. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za zniszczenia dokonane przez niego w miejscu organizacji Konferencji.
10. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika z udziału w Konferencji w przypadku, gdy działania Uczestnika naruszają porządek publiczny, negatywnie wpływają na dobre imię Organizatora lub w inny sposób wyrządzają lub mogą wyrządzić mu szkodę, a także jeśli utrudniają lub uniemożliwiają prowadzenie Konferencji lub poszczególnych w ramach niej realizowanych. Wykluczenie Uczestnika z jego winy nie wpływa na prawa Organizatora, w szczególności nie zwalnia Uczestnika z obowiązku uiszczenia Opłaty za Bilet ani nie uprawnia Uczestnika do żądania zwrotu wniesionej już Opłaty za bilet.
11. Uczestnik zobowiązuje się do noszenia w widocznym miejscu identyfikatora otrzymanego od Organizatora. Organizator zastrzega, że osoby bez identyfikatora nie będą wpuszczane do miejsca, w ktorym odbywa się Konferencja oraz na imprezę integracyjną, która odbywać się będzie w ramach programu Konferencji.
12. Uczestnik zobowiązuje się do zapoznania się oraz przestrzegania Regulaminu korzystania z obiektu, w którym odbywa się Konferencja oraz Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego. Regulaminy oraz instrukcje dostępne są w miejscu realizacji Konferencji:  Europejskim Centrum Solidarności, Pl. Solidarności 1 w Gdańsku.
13. REZYGNACJA: W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji tak w jak i po dniu 15 lutego 2018 r. Opłata za Bilet nie podlega zwrotowi. W każdym czasie można wyznaczyć innego uczestnika na miejsce Uczestnika, który rezygnuje z Uczestnictwa pod warunkiem akceptacji przez nowego uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu. Zgłoszenia rezygnacji, a także zgłoszenia innej osoby na miejsce rezygnującego Uczestnika należy dokonać pisemnie na adres e-mail: monika.serafin@ikm.gda.pl. najpóźniej do dnia 15 lutego 2018 r. Jednocześnie rezygnujący Uczestnik jest zobowiązany wskazać numer rachunku bankowego, na który zostanie dokonany zwrot Opłaty za Bilet bądź jej części według zasad, o których mowa powyżej. Zwrot Opłaty za Bilet bądź jej części nastąpi w terminie 21 dni od zakończenia Konferencji (do dnia 23 marca 2018 roku).
14. ODWOŁANIE KONFERENCJI: Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia terminu Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora oraz dokonywania ewentualnych zmian w programie udostępnionym w Serwisie Internetowym Konferencji. Z tego tytułu Uczestnikowi nie przysługują względem Organizatora jakiekolwiek roszczenia. Organizator zobowiązuje się przy tym do publikacji w Serwisie Internetowym Konferencji aktualnych informacji dotyczących Konferencji.

15.W przypadku odwołania Konferencji przez Organizatora Uczestnikowi zwracana jest Opłata za Bilet. W przypadku zmiany terminu Organizator zwróci Opłatę wyłącznie Uczestnikowi, który zrezygnuje z udziału w Konferencji, w sposób określony w punkcie III.13 Regulaminu .

16.Organizator zastrzega prawo do zmiany miejsca, w ktorym odbędzie się Konferencja (w obrębie miasta Gdańska), o czym zobowiązany jest poinformować w Serwisie Internetowym Konferencji.

17.Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku odwołania Konferencji, zmiany terminu lub miejsca konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora (np. pożar, kataklizm, itp.).

1. Dane osobowe
2. Organizator jest jednocześnie Administratorem danych osobowych Uczestników zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jednolity: Dz.U. z 2016r. poz. 922 .) (w dalszej treści określana jako: „Ustawa”).
3. Organizator przetwarza dane osobowe Uczestników podane w Formularzu Rejestracyjnym:
4. a) w celu związanym wykonaniem umowy tj. z obsługą uczestnictwa w Konferencji na podstawie z art. 23 ust.1 pkt. 3 Ustawy,
5. b) celach związanych z marketingiem produktów i usług własnych na podstawie określonej w art. 23 ust. 1 pkt. 5 Ustawy, a także c) w innych celach pod warunkiem, że Uczestnik wyrazi na to odrębną, wyraźną zgodę.

3.Uczestnikowi w każdej chwili przysługuje prawo kontroli przetwarzania danych, które go dotyczą, w tym także prawo ich poprawiania, a także prawo do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych i wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych określonych pod lit b) powyżej - co skutkować będzie natychmiastowym ich usunięciem przez Organizatora.

4. Organizator wykorzysta wszelkie możliwe i nakazane prawem środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych Uczestników, w szczególności zapobiegające pozyskaniu i modyfikacji przez osoby nieupoważnione danych podawanych podczas rejestracji.
5. Postanowienia końcowe
6. W razie zaistnienia sporu, Organizator i Uczestnik rozwiążą go polubownie. W razie, gdyby polubowne rozwiązanie sporu nie było możliwe właściwym dla rozstrzygnięcia sporu będzie sąd właściwy miejscowo dla Organizatora.
7. Regulamin dostępny jest w Serwisie Internetowym Konferencji. Na życzenie Uczestnika, Organizator wyśle Regulamin na adres e-mail Uczestnika podany w trakcie Rejestracji.
8. Jeśli w niniejszym Regulaminie nie wskazano inaczej, kontakt pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem, który przesłał Organizatorowi Formularz Rejestracyjny odbywa się drogą elektroniczną po stronie Uczestnika na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym, a po stronie Organizatora na następujący adres e-mail: monika.serafin@ikm.gda.pl.
9. Regulamin wchodzi w życie w dniu 13 grudnia 2017 roku.
10. ZMIANY REGULAMINU: Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w każdym czasie. Zmiany wchodzą w życie w terminie 3 dni od dnia ich zamieszczenia w Serwisie Internetowym Konferencji.