Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu Konferencja „Marketing w Kulturze. Komunikacja-trendy-praktyka 2018”
- Definicje
- Niniejszy regulamin (w dalszej treści określany jako : "Regulamin") określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu - Konferencji „Marketing w Kulturze. Komunikacja-trendy-praktyka 2018”, która odbędzie się w dniach 1-2 marca 2018 roku w Gdańsku (w dalszej treści określana jako: "Konferencja"), w tym zasady rejestracji uczestników poprzez serwis internetowy Konferencji dostępny pod adresem: marketingwkulturze.ikm.gda.pl (w dalszej treści określany jako: "Serwis Internetowy Konferencji") oraz zasady dokonywania opłaty za uczestnictwo.
- Organizatorem Konferencji jest Instytut Kultury Miejskiej z siedzibą w Gdańsku, ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk. NIP: 5833123864, REGON: 221188030 (w dalszej treści określany jako: "Organizator").
- Uczestnikiem Konferencji jest osoba, która zgłosiła swoje uczestnictwo w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie poprzez dokonanie Zgłoszenia na zasadach określonych poniżej w dalszej treści określany jako: "Organizator").
- Poprzez "Umowę" rozumie się umowę zawartą pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem, w ktorej Organizator zobowiązuje się do zorganizowania Konferencji, zapewnienia Uczestnikowi udziału w wybranych przez uczestnika prelekcjach i wydarzeniach towarzyszących Konferencji, poczęstunku w trakcie przerw kawowych i lunchu oraz materiałów konferencyjnych, a Uczestnik zobowiązuje się do: dokonania opłaty za udział w Konferencji (w dalszej treści określana jako: "Opłata za Bilet").
- Niniejszy Regulamin znajduje odpowiednie zastosowanie także do osób, które wygłoszą podczas Konferencji prelekcję na wybrany przez Organizatora temat (w dalszej treści określani jako: "Prelegenci").
- Agentem obsługującym sprzedaż biletów w imieniu i na rzecz Organizatora jest z siedzibą pod adresem;
- Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (j.t. Dz.U. z 2015r., poz. .
- Zawarcie Umowy. Zgłoszenie i Opłata za Bilet
- ZGŁOSZENIE: Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie przez osobę zainteresowaną udziałem w Konferencji zgłoszenia (w dalszej treści określane jako: "Zgłoszenie") polegającego na:
1.1. dokonaniu najpóźniej do dnia 5 lutego 2018 r. rejestracji dostępnej pod linkiem marketingwkulturze.conrego.pl poprzez zarezerwowanie wybranego biletu i uzupełnienie formularza rejestracyjnego (w dalszej treści określana jako: "Formularz Rejestracyjny"),
1.2. kliknięcie przycisku "Kupuję",
1.3. dokonanie Opłaty za Bilet wybraną metodą płatności spośród metod wskazanych w Regulaminie i udostępnionych przez Agenta, zgodnie z punktem II.4
- Zgłoszenia mogą być składane i realizowane przez całą dobę, we wszystkie dni tygodnia.
- Warunkiem dokonania Zgłoszenia jest podanie w trakcie uzupełniania w Formularzu Rejestracyjnym danych Uczestnika tj.: imię, nazwisko, adres, nazwa reprezentowanej instytucji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, miejsce zamieszkania. Uczestnicy zobowiązują się do podania w Formularzu Rejestracyjnym danych prawdziwych i zgodnych ze stanem rzeczywistym.
- OPŁATA: W celu dokonania Opłaty za Bilet Uczestnik wybiera metodę płatności spośród następujących metod płatności:
4.1. bezpośrednio na numer rachunku bankowego Agenta,
4.2. zapłaty on-line za pośrednictwem systemu PayPal i karty kredytowej,
4.3 Płatnością off-line, która polega na tym, iż składający zamówienie otrzyma wiadomość, na adres e-mail podany w Formularzu Rejestracyjnym, zawierający dane do dokonania przelewu, który powinien być zrealizowany w banku. Uczestnik otrzymuje Bilet w chwili zaksięgowania płatności na koncie Agenta.
- DORĘCZENIE BILETU: Zakupiony i opłacony Bilet będący jednocześnie potwierdzeniem dokonania Zgłoszenia jest doręczany Uczestnikowi w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym. Wydruk Biletu i okazanie go przed wejściem na Konferencję (potwierdzenie dokonania Zgłoszenia) nie jest warunkiem uczestnictwa w Konferencji, jednakże dla celów potwierdzenia w przypadkach, gdy Uczestnik z jakiegokolwiek powodu nie znalazł się na liście rejestracyjnej Konferencji, zaleca się wydrukowanie elektronicznej wersji Biletu celem okazania
- ZAWARCIE UMOWY: Dokonanie Zgłoszenia przez Uczestnika i otrzymanie potwierdzenia, o którym mowa w pkt II.5 powyżej stanowi zawarcie prawnie wiążącej Umowy.
- Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej do dnia 5 lutego 2018r. Organizator dopuszcza możliwość wcześniejszego zakończenia Rejestracji w sytuacji, gdy wszystkie Bilety na Konferencję w liczbie 380 sztuk zostaną wyprzedane przed tą datą, o czym Organizator poinformuje w Serwisie Internetowym Konferencji.
- CENNIK: Aktualny cennik (dalej: "Cennik") Biletów dostępny jest na stronie internetowej www.marketingwkulturze.ikm.gda.pl
- Podane w Cenniku ceny są cenami brutto, tj. zawierają wszystkie opłaty, podatki w tym podatek od towarów i usług.
- Cena obejmuje:
- a) udział w Konferencji,
- b) poczęstunek w formie przerw kawowych oraz dwóch obiadów,
- c) materiały konferencyjne,
- d) a także, w przypadku wybrania określonego Biletu, udział w wybranym warsztacie.
- Cena nie obejmuje kosztów dojazdu na Konferencję, kosztów zakwaterowania ani innych kosztów poniesionych przez Uczestnika związanych z uczestnictwem w Konferencji - koszty te pokrywa indywidualnie Uczestnik.
- Zgłoszenie udziału w sposób określony w niniejszym Dziale przez Uczestnika jest równoznaczne z przyjęciem do wiadomości i zaakceptowaniem Regulaminu, cennika oraz warunków uczestnictwa w Konferencji.
- Faktury PRO-FORMA wysyłane są wyłącznie na podany w Formularzu Rejestracyjnym adres e-mail.
- Faktury VAT wystawione są w oparciu o dane podane w Formularzu Rejestracyjnym oraz wysyłane są na adres e-mail podany w Formularzu Rejestracyjnym lub za pośrednictwem Kuriera (koszt przesyłki w wysokości 15 zł dodatkowo płatny przy odbiorze faktury przez Uczestnika), o ile Uczestnik po zakupie Biletu poinformuje o tym Organizatora drogą e-mailową na adres: monika.serafin@ikm.gda.pl. celem wysyłania faktury w wersji papierowej. Faktury VAT wystawiane są po wyborze w Formularzu Rejestracyjnym opcji “chcę otrzymać fakturę”.
- ODSTĄPIENIE: Uczestnik będący konsumentem ma prawo odstąpić od Umowy bez podania przyczyny na zasadach przewidzianych w Ustawie o prawach konsumenta z 30 maja 2014 r. (Dz.U. z 2014r., poz. 827 z późn. zm) składając stosowne oświadczenie na piśmie i wysyłając je na adres e-mail przedstawiciela Organizatora: monika.serafin@ikm.gda.pl w terminie 14 dni od otrzymania Biletu zgodnie z punktem II.5 Regulaminu. W terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od Umowy od Uczestnika, Organizator zwróci Opłatę za Bilet w formie określonej przez Uczestnika w oświadczeniu o odstąpieniu od Umowy.
- REKLAMACJE: Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatora powinny być przesłane na następujący adres e-mail przedstawiciela Organizatora: monika.serafin@ikm.gda.pl w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.
III. Organizacja Konferencji
- Organizator nie ponosi odpowiedzialnosci za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza Rejestracyjnego przez Uczestnika błędnych danych.
- WIZERUNEK: Konferencja będzie fotografowana i filmowana przez podmiot zewnętrzny działający na zlecenie Organizatora.
- Akceptacja niniejszego Regulaminu jest równoznaczna z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalenie i wykorzystanie przez Organizatora wizerunku Uczestnika utrwalonego w trakcie Konferencji przez Organizatora lub podmioty działające na zlecenie i za zgodą Organizatora. Zgoda powyższa obejmuje w szczególności utrwalenie wizerunku Uczestnika na dowolnym nośniku, w dowolnej formie, w tym w postaci zdjęć i materiałów wideo oraz wykorzystanie utrwalonego wizerunku w celach komercyjnych, handlowych, marketingowych, reklamowych i promocyjnych (w tym w mediach społecznościowych, artykułach prasowych i materiałach reklamowych Konferencji) związanych pośrednio lub bezpośrednio z działalnością Organizatora w Polsce i poza granicami Polski podejmowanych przez Organizatora lub osoby trzecie działające w porozumieniu z Organizatorem.
- Powyższa zgoda obejmuje także wykorzystanie wizerunku, imienia i nazwiska, stanowiska służbowego, głosu i wypowiedzi udzielonych dobrowolnie przez Uczestnika w trakcie Konferencji (np. w formie wywiadu przez kamerą). Jednocześnie Organizator zastrzega, że filmowanie, fotografowanie i nagrywanie Konferencji bez zgody Organizatora jest zabronione. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku, gdy utrwalenie i wykorzystanie wizerunku (a także imienia, nazwiska, wypowiedzi, głosu) nastąpiło bez jego zgody.
- Poprzez akceptację Regulaminu Uczestnik, który wskaże w Formularzu Rejestracyjnym, że reprezentuje firmę wyraża Organizatorowi zgodę na publikowanie w Serwisie Internetowym Konferencji oraz na fanpage Organizatora w portalu Facebook nazwy firmy reprezentowanej przez tego Uczestnika wraz z nazwą zajmowanego przez niego w tej firmie stanowiska. Odpowiedzialność za wyrażenie zgody na powyższe działania Organizatora ponosi wyłącznie Uczestnik i w przypadku zwrócenia się z jakimikolwiek roszczeniami przez firmę, która wskazał, jako tę którą reprezentuje, Uczestnik zobowiązuje się do zaspokojenia wszelkich roszczeń związanych z udzieloną przez niego zgodą skierowanych przez firmę do Organizatora Konferencji.
- Uczestnik zobowiązuje się do punktualnego przybycia na Konferencję. W przypadku spóźnienia się możliwość udziału w Konferencji może być ograniczona. Organizator w przypadku spóźnienia Uczestnika nie ma obowiązku zwrotu opłaty za Bilet ani częściowo ani w całości.
- Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji osób, które pojawią się w rejestracji Konferencji, celem odbioru identyfikatora Konferencji w celu uczestnictwa w niej pod kątem, czy dokonały zgłoszenia w sposób zgodny z Regulaminem, oraz odmowy wstępu na Konferencję osobom, które takiego zgłoszenia nie dokonały zgłoszenia przez Formularz rejestracyjny lub dane Uczestnika są inne niż dane osoby weryfikowanej.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestnika zostawione, zagubione lub skradzione podczas Konferencji.
- Uczestnik ponosi odpowiedzialność za zniszczenia dokonane przez niego w miejscu organizacji Konferencji.
- Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika z udziału w Konferencji w przypadku, gdy działania Uczestnika naruszają porządek publiczny, negatywnie wpływają na dobre imię Organizatora lub w inny sposób wyrządzają lub mogą wyrządzić mu szkodę, a także jeśli utrudniają lub uniemożliwiają prowadzenie Konferencji lub poszczególnych w ramach niej realizowanych. Wykluczenie Uczestnika z jego winy nie wpływa na prawa Organizatora, w szczególności nie zwalnia Uczestnika z obowiązku uiszczenia Opłaty za Bilet ani nie uprawnia Uczestnika do żądania zwrotu wniesionej już Opłaty za bilet.
- Uczestnik zobowiązuje się do noszenia w widocznym miejscu identyfikatora otrzymanego od Organizatora. Organizator zastrzega, że osoby bez identyfikatora nie będą wpuszczane do miejsca, w ktorym odbywa się Konferencja oraz na imprezę integracyjną, która odbywać się będzie w ramach programu Konferencji.
- Uczestnik zobowiązuje się do zapoznania się oraz przestrzegania Regulaminu korzystania z obiektu, w którym odbywa się Konferencja oraz Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego. Regulaminy oraz instrukcje dostępne są w miejscu realizacji Konferencji: Europejskim Centrum Solidarności, Pl. Solidarności 1 w Gdańsku.
- REZYGNACJA: W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji tak w jak i po dniu 15 lutego 2018 r. Opłata za Bilet nie podlega zwrotowi. W każdym czasie można wyznaczyć innego uczestnika na miejsce Uczestnika, który rezygnuje z Uczestnictwa pod warunkiem akceptacji przez nowego uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu. Zgłoszenia rezygnacji, a także zgłoszenia innej osoby na miejsce rezygnującego Uczestnika należy dokonać pisemnie na adres e-mail: monika.serafin@ikm.gda.pl. najpóźniej do dnia 15 lutego 2018 r. Jednocześnie rezygnujący Uczestnik jest zobowiązany wskazać numer rachunku bankowego, na który zostanie dokonany zwrot Opłaty za Bilet bądź jej części według zasad, o których mowa powyżej. Zwrot Opłaty za Bilet bądź jej części nastąpi w terminie 21 dni od zakończenia Konferencji (do dnia 23 marca 2018 roku).
- ODWOŁANIE KONFERENCJI: Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia terminu Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora oraz dokonywania ewentualnych zmian w programie udostępnionym w Serwisie Internetowym Konferencji. Z tego tytułu Uczestnikowi nie przysługują względem Organizatora jakiekolwiek roszczenia. Organizator zobowiązuje się przy tym do publikacji w Serwisie Internetowym Konferencji aktualnych informacji dotyczących Konferencji.
15.W przypadku odwołania Konferencji przez Organizatora Uczestnikowi zwracana jest Opłata za Bilet. W przypadku zmiany terminu Organizator zwróci Opłatę wyłącznie Uczestnikowi, który zrezygnuje z udziału w Konferencji, w sposób określony w punkcie III.13 Regulaminu .
16.Organizator zastrzega prawo do zmiany miejsca, w ktorym odbędzie się Konferencja (w obrębie miasta Gdańska), o czym zobowiązany jest poinformować w Serwisie Internetowym Konferencji.
17.Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku odwołania Konferencji, zmiany terminu lub miejsca konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora (np. pożar, kataklizm, itp.).
- Dane osobowe
- Organizator jest jednocześnie Administratorem danych osobowych Uczestników zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jednolity: Dz.U. z 2016r. poz. 922 .) (w dalszej treści określana jako: „Ustawa”).
- Organizator przetwarza dane osobowe Uczestników podane w Formularzu Rejestracyjnym:
- a) w celu związanym wykonaniem umowy tj. z obsługą uczestnictwa w Konferencji na podstawie z art. 23 ust.1 pkt. 3 Ustawy,
- b) celach związanych z marketingiem produktów i usług własnych na podstawie określonej w art. 23 ust. 1 pkt. 5 Ustawy, a także c) w innych celach pod warunkiem, że Uczestnik wyrazi na to odrębną, wyraźną zgodę.
3.Uczestnikowi w każdej chwili przysługuje prawo kontroli przetwarzania danych, które go dotyczą, w tym także prawo ich poprawiania, a także prawo do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych i wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych określonych pod lit b) powyżej - co skutkować będzie natychmiastowym ich usunięciem przez Organizatora.
- Organizator wykorzysta wszelkie możliwe i nakazane prawem środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych Uczestników, w szczególności zapobiegające pozyskaniu i modyfikacji przez osoby nieupoważnione danych podawanych podczas rejestracji.
- Postanowienia końcowe
- W razie zaistnienia sporu, Organizator i Uczestnik rozwiążą go polubownie. W razie, gdyby polubowne rozwiązanie sporu nie było możliwe właściwym dla rozstrzygnięcia sporu będzie sąd właściwy miejscowo dla Organizatora.
- Regulamin dostępny jest w Serwisie Internetowym Konferencji. Na życzenie Uczestnika, Organizator wyśle Regulamin na adres e-mail Uczestnika podany w trakcie Rejestracji.
- Jeśli w niniejszym Regulaminie nie wskazano inaczej, kontakt pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem, który przesłał Organizatorowi Formularz Rejestracyjny odbywa się drogą elektroniczną po stronie Uczestnika na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym, a po stronie Organizatora na następujący adres e-mail: monika.serafin@ikm.gda.pl.
- Regulamin wchodzi w życie w dniu 13 grudnia 2017 roku.
- ZMIANY REGULAMINU: Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w każdym czasie. Zmiany wchodzą w życie w terminie 3 dni od dnia ich zamieszczenia w Serwisie Internetowym Konferencji.